I. Giai đoạn Deal (Tiền hợp đồng)

Mục tiêu: Xác lập đầy đủ cơ sở pháp lý & thương mại trước khi phát hành hợp đồng

1.1. Khảo sát nhu cầu

• Thu thập thông tin khách hàng
• Xác định phạm vi công việc / sản phẩm

1.2. Tư vấn & lập báo giá

• Đề xuất giải pháp
• Xác định mục tiêu hợp đồng (mua bán hàng hóa / dịch vụ)

1.3. Chốt Deal

• Khách hàng đồng ý báo giá
• Lựa chọn mẫu hợp đồng phù hợp

1.4. Nhập thông tin pháp lý

• Nhập đúng 100% thông tin trên GPKD hiện tại
  • Tên công ty
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ
  • Người đại diện pháp luật

👉 Đây là dữ liệu gốc để xuất hóa đơn & xử lý pháp lý

1.5. Thỏa thuận điều khoản thanh toán

• Số lần thanh toán
• % mỗi lần
• Điều kiện thanh toán

1.6. Thỏa thuận thời gian triển khai

• Xác định:
  • Ngày bắt đầu
  • Thời gian thực hiện

1.7. Xác định địa điểm triển khai

• Ghi rõ trong hợp đồng

1.8. Thỏa thuận ngày ký hợp đồng

• Bắt buộc: Ngày ký ≤ Ngày triển khai

II. Nhập liệu & Phát hành hợp đồng

Mục tiêu: Biến Deal → Hợp đồng có giá trị pháp lý

2.1. Nhập ngày ký hợp đồng

2.2. Nhập thời gian triển khai

• Theo thỏa thuận từ Deal

2.3. Nhập điều khoản thanh toán

• Số lần thanh toán
• Giá trị từng đợt

2.4. Nhập địa điểm thực hiện

2.5. Nhập hồ sơ thanh toán

• Bao gồm:
  • Báo giá
  • Hợp đồng
  • Phụ lục (nếu có)

Phát hành thực tế

• In hợp đồng → gửi khách ký
• Sau khi khách ký:
  • Lưu trữ bản scan / bản cứng
  • Phát hành yêu cầu thanh toán lần 1

III. Nghiệm thu & Thanh toán

Mục tiêu: Đảm bảo đủ điều kiện ghi nhận doanh thu & xuất hóa đơn

3.1. Lập biên bản nghiệm thu

• Có chữ ký xác nhận 2 bên

3.2. Phát hành yêu cầu thanh toán

• Theo từng đợt

3.3. Xuất hóa đơn VAT
👉 Điều kiện:

• Có hợp đồng + nghiệm thu + hồ sơ liên quan

3.4. Thanh lý hợp đồng

• Áp dụng nếu:
  • Hợp đồng không có điều khoản tự động thanh lý

IV. Quản trị công nợ

Mục tiêu: Kiểm soát dòng tiền & giảm rủi ro

• Theo dõi công nợ dựa trên:
  • Hợp đồng đã ký
  • Lịch thanh toán
• Phân loại:
  • Đúng hạn
  • Quá hạn
  • Rủi ro

Xử lý khi khách không thanh toán

Căn cứ pháp lý gồm:

• Hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu
• Yêu cầu thanh toán
• Hóa đơn

👉 Dùng làm cơ sở:

• Nhắc nợ
• Cưỡng chế mềm
• Khởi kiện thu hồi công nợ

Gợi ý tối ưu thêm (rất quan trọng)

Bạn nên bổ sung 3 điểm này để hệ thống chạy “mượt”:

1. Checkpoint trước khi xuất hóa đơn

• Có hợp đồng ✔
• Có nghiệm thu ✔
• Có điều khoản thanh toán ✔

👉 Tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế

2. Mapping vào CRM (ProBox)

• Deal → Hợp đồng → Nghiệm thu → Công nợ
• Không nhập lại dữ liệu (dùng lại từ Deal)

3. Chuẩn hóa bộ hồ sơ

Mỗi hợp đồng nên có:

• Hợp đồng
• Phụ lục
• Biên bản nghiệm thu
• Đề nghị thanh toán
• Hóa đơn