Dưới đây là 1 chia sẻ nguyên lý của người dùng ProBox One CRM , bài viết chia sẻ tại https://www.facebook.com/share/p/1HsseFM5Ka/ và đã được xin phép đăng lại.
Trong quá trình vận hành CRM, việc người dùng không truy cập được một tính năng (ví dụ: Cơ hội, Đơn hàng, Khách hàng…) là tình huống xảy ra rất thường xuyên.
Nguyên nhân phổ biến nhất không phải lỗi hệ thống, mà là thiếu quyền truy cập phù hợp với vai trò công việc.
Điểm mạnh của CRM hiện đại là cho phép doanh nghiệp tự thiết kế bộ phân quyền, không phụ thuộc hoàn toàn vào nhà phát hành phần mềm. Nếu hiểu đúng nguyên lý, nhà quản lý hoàn toàn có thể chủ động tạo – thử – điều chỉnh quyền để phục vụ tuyển dụng và onboarding nhân sự.
Bài viết này chia sẻ cách tư duy và cách làm thực tế, để người quản lý có thể tự xử lý mà không cần chờ đội kỹ thuật hoặc nhà cung cấp CRM.
I. Nguyên lý cốt lõi: Quyền truy cập luôn đi theo “vai trò công việc”
Thay vì suy nghĩ theo kiểu:
“Nhân viên này cần quyền gì?”
Hãy đổi sang:
“Vai trò công việc này cần làm được những gì?”
Cách làm chuẩn:
- Tạo một Nhóm người dùng
- Đặt tên đúng với mô tả công việc:
CTV bán hàng, Sales Admin, Sales Leader, CSKH, Kế toán nội bộ… - Nhóm người dùng chính là bộ quyền, không phải từng cá nhân.
- Nhân sự mới chỉ việc gán vào đúng nhóm, không cần cấp quyền thủ công từng lần.
Đây là nền tảng để CRM vận hành ổn định và dễ mở rộng.
II. Bước đầu mở quyền tối thiểu để “vào được tính năng”
Khi thiết kế một bộ quyền mới, đừng cố cấp đủ ngay từ đầu.
Nguyên tắc an toàn:
Mở quyền tối thiểu để người dùng “nhìn thấy và truy cập được” tính năng trước.
Quyền sơ khai bắt buộc (áp dụng cho mọi tính năng):
Trong mục Phân quyền → Giao diện , chọn:
- MENU: nhìn thấy menu
- ACCESS: được phép truy cập
- LIST: xem danh sách
Chỉ cần 3 quyền này, người dùng đã:
- Thấy được menu
- Click vào được tính năng
- Không bị chặn ngay từ đầu
Đây là bước “mở cửa”, chưa phải cấp quyền thao tác.
III. Dùng chính hệ thống để phát hiện quyền còn thiếu
Sau khi có quyền truy cập sơ khai, hãy cho người dùng vào trực tiếp tính năng.
Lúc này, CRM sẽ làm giúp bạn một việc rất quan trọng:
Khi thiếu quyền:
- Hệ thống hiển thị cảnh báo màu đỏ
- Ghi rõ:
- Tên resource (quyền) đang thiếu
Ví dụ:Collaborator_Resource_Opportunities - Loại lệnh đang bị chặn:
VIEW,LIST,CREATE,UPDATE,DELETE…
Đây chính là “bản đồ hướng dẫn” để bạn cấp đúng quyền, không đoán mò.
IV. Cách bổ sung quyền: Làm theo đúng thông báo hệ thống
Quy trình rất đơn giản:
- Ghi nhớ tên quyền + loại lệnh trong thông báo đỏ
- Quay lại Phân quyền
- Tìm đúng Resource
- Tick đúng lệnh còn thiếu (ví dụ: VIEW, LIST, CREATE…)
Sau đó:
- Vào lại tính năng
- Nếu còn thiếu → hệ thống báo tiếp
- Cứ lặp lại cho đến khi thao tác trơn tru
Đây là cách học quyền theo thực tế sử dụng, chính xác và không thừa quyền.
V. Ví dụ thực tế: Quyền cho tính năng “Cơ hội”
Với một vai trò chỉ cần xem và theo dõi cơ hội, bộ quyền thường gồm:
- LIST – xem danh sách
- VIEW – xem chi tiết
Với vai trò xử lý cơ hội:
- CREATE – tạo mới
- UPDATE – cập nhật
- DELETE – xoá (nếu được phép)
Không cần cấp “tất cả dữ liệu” nếu không thực sự cần thiết.
VI. Lợi ích quản trị khi hiểu đúng nguyên lý phân quyền
Khi nhà quản lý nắm được tư duy này:
- Không bị phụ thuộc nhà phát hành CRM
- Onboard nhân sự nhanh, rõ ràng
- Mỗi vai trò = một bộ quyền chuẩn
- Hạn chế rủi ro thao tác sai dữ liệu
- Dễ mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô
Quan trọng nhất:
CRM phục vụ quy trình vận hành của doanh nghiệp, không phải doanh nghiệp chạy theo CRM.
Kết luận
Phân quyền trong CRM không khó, vấn đề là:
- Có hiểu đúng nguyên lý hay không
- Có dám thử – đọc thông báo – điều chỉnh hay không
Chỉ cần nhớ 3 điểm:
- Thiết kế quyền theo vai trò công việc
- Mở quyền tối thiểu để truy cập
- Dùng thông báo thiếu quyền của hệ thống để hoàn thiện dần
Làm được điều này, nhà quản lý hoàn toàn có thể tự chủ trong vận hành CRM, kể cả khi đội ngũ liên tục thay đổi hoặc mở rộng.
